La relevancia de la capacitación en las empresas no es una novedad. Es un lugar común la relación entre el nivel de capacitación del personal y su productividad. Las grandes empresas suelen tener departamentos especializados en el tema. Pero ¿qué sucede con las Pymes? ¿cómo identificar las necesidades de capacitación de forma eficiente y concreta, privilegiando aquello que resulta importante por sobre lo urgente?
La idea de este método tiene por objeto lograr determinar cuales son las principales competencias donde se registran los mayores déficits de desarrollo y como estructurar un Plan de capacitación para alcanzar dichos objetivos sin incurrir en gastos innecesarios, los cuales son muy habituales cuando no se tiene un buen diagnostico de donde estamos parados y donde queremos llegar.
El primer paso consiste en determinar las Competencias Generales u Organizacionales (G), se entiende que son las capacidades, habilidades y conocimientos que el común de las Personas que se desempeña en una organización debe poseer, por ejemplo G1: Comunicación Escrita, G2: Vocación de Trabajar en Equipo, G3: Negociar por intereses, G4: Administrar Eficientemente el Tiempo.
Luego lo que llamamos Competencias Específicas o Particulares (E), entendiendo estas como aquellas capacidades, habilidades y conocimientos que una persona debe poseer para desempeñarse satisfactoriamente en un puesto determinado en este sentido podemos suponer E1: Administrar Información, E2: Atender requerimientos al Área, E3: Administrar Agendas.
Una vez establecido esto, podemos armar nuestra Matriz E – G. Esta matriz vincula las Competencias Especificas y las Generales, definiendo el nivel necesario de desarrollo de cada una de éstas en función de las Competencias Específicas a cada puesto. Es decir que esta Matriz refleja de qué manera cada una de las habilidades generales colabora con el desarrollo de las habilidades propias de cada puesto. Luego esta Matriz es ponderada asignándole un valor entre 0 – 4 según sea el nivel “ideal” de desarrollo de esa Competencia General.
Ponderación de la Matriz E – G, según su urgencia e importancia: Esta ponderación se efectúa con el objeto que una vez detectados los Gaps de necesidades decapacitación, se planifiquen los programas de desarrollo del Personal, según su prioridad. En este sentido, se les asigna un valor entre 0 – 4 a cada una de las Competencias Generales a desarrollar en relación a la importancia y a la urgencia, de manera independiente, determinando un vector de corrección. De esta manera queda conformada la Matriz E – G Ponderada UI o Matriz de Competencias Ponderadas UI.
Hasta aquí tenemos el nivel ideal que se desea alcanzar en para cada una de las habilidades, y que grado de importancia y urgencia reviste cada una de ellas.
Ahora tenemos que pasar al relevamiento del Nivel de Desarrollo “Real” del Personal que se desempeña en los puestos objeto de análisis: Con el fin de determinar el nivel que actualmente posee el Personal que se desempeña en cada puesto, se implementan distintas herramientas de evaluación o test con una escala de valoración de 0 – 4. Esta Matriz se la llama Matriz G Relevada. La misma se multiplica por otra Matriz de 1 x la cantidad de Competencias relevadas para cotejarla posteriormente con la “Matriz E – G”
GAPS: Es la diferencia positiva que surge de la diferencia entre la Matriz E – G y la Matriz G Relevada. Esta nueva Matriz se la denomina Matriz de Necesidades de Capacitación y surge de aplicar el vector de corrección para obtener la Matriz de Necesidades de Capacitación.
Si existiera algún caso en que el resultado fuera menor a 0 (es decir que el personal supera el nivel “deseable” de desarrollo de dicha competencias para el puesto) , se entiende que no requiere capacitación y se indica 0.
Una vez definidas las necesidades y la ponderación para atender esas necesidades se puede establecer el orden de prioridades ponderando las Necesidades de Capacitación por el Vector de Corrección UI, por Competencia, es decir por fila, para
además de definir el orden, se podrá definir la cantidad de horas de entrenamiento que se requieren. Para ello, se debe determinar cuántas horas necesita el promedio de las personas en avanzar de un nivel a otro. En este sentido se entiende que para avanzar a través de estos niveles se requieren al menos bloques de capacitación tradicional acompañadas de coaching a lo largo del tiempo, para poder combinar la experiencia en el trabajo con lo aprendido en la capacitación tradicional y de esta manera generar los “Comportamientos deseados”.
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